Tipps zum Umgang mit neuer Qualitätsmanagement-Norm
Aktuell überarbeitet die Internationale Organisation für Normung (ISO) die ISO 9001, die Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Eine Arbeitsversion hat sie bereits vorgestellt, die Veröffentlichung der finalen Version ist für September 2015 geplant. Der neue Entwurf soll die Norm attraktiver machen und ihre Anwendbarkeit im Dienstleistungssektor verbessern. Unternehmen sollten am besten im Zuge der turnusmäßigen Wiederholungsaudits ab Herbst 2015 ein Upgrade auf die neue Norm durchführen. Welche Änderungen dabei auf sie zukommen und was sie beachten müssen, wissen die Experten von TÜV SÜD.
Die Revision der ISO 9001 folgt der sogenannten „high level structure“. Ziel dieser Grundstruktur ist es, alle Normen einheitlich aufzubauen, um die Kompatibilität mit anderen Managementsystemen zu verbessern. Auch wenn dies zunächst bei vielen Beteiligten in der Zertifizierungslandschaft zu Anpassungsaufwand führt, ist es mittelfristig eine große Erleichterung. Wesentliche Neuerungen und Schwerpunkte der überarbeiteten ISO 9001 betreffen die Anwendung des Prozessansatzes, das risikobasierte Denken sowie die Verantwortung der Leitung und mehr Flexibilität der Dokumentation.
Der Revisionsvorschlag der Norm unterstützt die Verwirklichung eines prozessorientierten Managementansatzes zur Entwicklung, Umsetzung und Verbesserung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems (QMS). So erwartet die überarbeitete ISO 9001, dass In- und Output jedes Prozesses festgelegt werden. Die Messung von Leistungskennzahlen und die Festlegung der Verantwortlichkeiten sind beispielsweise künftig klarer vorgegeben.
„Unternehmen sollten sich damit beschäftigen, wie stark die Prozessorientierung das vorhandene Managementsystem in der Praxis durchdringt“, erklärt Ulrich Wegner, fachlicher Leiter der Zertifizierungsstelle der TÜV SÜD Management Service GmbH. „Welche Prozesse sollten bewertet werden, welche werden bereits gemessen und bei welchen gibt es noch Potenzial, sie systematischer zu definieren? Mit diesen Fragen sollten sich Unternehmen in puncto Prozessorientierung beschäftigen und prüfen, ob bei ihnen ein sinnvolles, wirksames Monitoring existiert.“
Eine weitere Änderung betrifft das Thema Risikobetrachtung. Die neue Norm enthält einen risikobasierten Ansatz und verlangt, Risiken in den Unternehmensprozessen zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, auch – und das ist neu – um Chancen zu identifizieren und zu ergreifen. Dieses Vorgehen steigert den Nutzen der Zertifizierung für die Anwender. Demnach sollen Unternehmen künftig bei jedem Prozess die Faktoren identifizieren, die das gewünschte Ergebnis negativ beeinflussen könnten, um daraus Gegenmaßnahmen zu entwickeln. Hier spielen Kriterien wie Ressourcenmangel, Prozessinstabilität oder äußere Einflussfaktoren eine Rolle. Unternehmen sollten deshalb idealerweise ihre Prozesse daraufhin analysieren, inwiefern Risikofaktoren bisher als Einflussgröße berücksichtigt werden.
Ziel der überarbeiteten Norm ist es auch, Anwendern mehr Flexibilität zu ermöglichen. Dies gilt ebenfalls für die Darstellung der Prozesse. In welchem Detaillierungsgrad diese schriftlich dokumentiert werden müssen, kann das Unternehmen – zum Beispiel abhängig von der Komplexität der Prozesse oder der Kompetenz der Mitarbeiter – selbst festlegen. Die von der Norm früher geforderten Verfahrensanweisungen sind nicht mehr notwendig. „Dieses Vorgehen bietet die Chance, weniger zusätzliche oder gar unnötige Dokumente zu erstellen“, erläutert Ulrich Wegner. „Die Dokumentation kann sich also viel mehr an die Bedürfnisse und Risiken des Unternehmens anpassen. Allerdings sollten Unternehmen mit bestehendem System sorgfältig abwägen, wo es wirklich sinnvoll ist, die Dokumentation abzubauen.“
Eine weitere Änderung der überarbeiteten ISO 9001 stärkt die Verantwortung des Managements. Die Leitung soll ihre Verantwortung in einigen Bereichen ausbauen und sich auch klarer zum QMS bekennen. Die bisherigen Pflichten eines Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) liegen damit künftig bei der obersten Leitung eines Unternehmens. Zu deren Aufgabenbereichen zählen künftig auch die Integration des QMS in die Geschäftsprozesse der Organisation und die Förderung des Bewusstseins zum Prozessansatz. Zudem sollte das Management gewährleisten, dass das QMS seine beabsichtigten Ergebnisse tatsächlich erreicht und die Mitarbeiter mit relevanten Aufgaben unterstützen.
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